Obchodní podmínky pro vystavovatele na festivalu Animefest 2027

Podmínkou účasti je doručení řádně vyplněné Vystavovatelské přihlášky (dále jen “přihláška”) pořadateli. Přihláška se pokládá za návrh na uzavření smlouvy mezi vystavovatelem a pořadatelem. Pořadatel samostatně rozhoduje o přijetí nebo odmítnutí návrhu na uzavření smlouvy v podobě přihlášky k účasti vystavovatele na festivalu Animefest 2027 (dále jen "festival"). Případné zamítnutí může být učiněno i bez udání důvodu. Smluvní vztah vzniká potvrzením přijetí přihlášky vystavovatele, zaslaným pořadatelem elektronickou cestou na kontaktní e-mail vystavovatele uvedený v závazné přihlášce.

Odesláním přihlášky vystavovatel potvrzuje, že souhlasí s obchodními podmínkami pro účast na festivalu a bere na vědomí Zásady pro ochranu osobních údajů a zavazuje se je dodržovat.

Po přijetí přihlášky pořadatel zašle vystavovateli fakturu se splatností čtrnáct (14) dní za pronájem výstavní plochy ve výši celkové částky, která se stanoví dle vyplněné přihlášky. Nebude-li faktura uhrazena ve splatnosti, rezervovaná výstavní plocha bude moci být nabídnuta k rezervaci dalším zájemcům. Nebude-li zálohová faktura uhrazena ani do třiceti (30) dnů po jejím vystavení, vyhrazuje si pořadatel právo jednostranně odstoupit od smlouvy.

Veškeré další náklady vystavovatele, které vzniknou v průběhu festivalu a nejsou zahrnuty v dosavadní fakturaci, budou vyfakturovány po skončení festivalu se splatností čtrnáct (14) dní od vystavení. Jedná se zejména o náklady na předem neobjednané energie a služby, které vystavovatel využije nebo upraví v průběhu festivalu.

Vystavovatel je oprávněn zrušit smluvní vztah nejpozději dne 20. 4. 2027 zaplacením odstupného ve výši zálohy podle odst. 3, ve smyslu § 1992 zákona č. 89/2012 Sb., občanského zákoníku, ve znění pozdějších předpisů. O úmyslu zrušení smlouvy informuje písemně pořadatele. Nedohodnou-li se smluvní strany jinak, započte se odstupné na zaplacenou zálohu. Po tomto termínu nelze ze strany vystavovatele smlouvu vypovědět, odstoupit od ní, či se z ní jiným způsobem vyvázat; smluvní strany za tím účelem zejména vylučují aplikaci § 2002, § 2208, § 2232 a § 2308 zákona č. 89/2012 Sb., občanského zákoníku, ve znění pozdějších předpisů. Oznámí-li vystavovatel pořadateli svůj záměr nezúčastnit se festivalu jako vystavovatel po dni 20. 4. 2027, popř. se festivalu nezúčastní bez oznámení, nezbavuje ho to povinnosti uhradit doplatek sjednané ceny.

Vystavovatel je povinen postupovat v souladu s právními předpisy ČR vztahujícími se k duševnímu vlastnictví. V případě porušení ustanovení upravujících vlastnická práva či práva duševního vlastnictví si pořadatel vyhrazuje právo na vyloučení vystavovatele z účasti na festivalu bez práva na navrácení již uhrazených plateb.

Vystavované exponáty a nabízené služby musejí být v souladu se zaměřením festivalu.

Výše poplatku za pronájem výstavní plochy se vypočte z přihlášky vyplněné vystavovatelem.

Cena za pronájem výstavní plochy zahrnuje služby dle přihlášky. Pokud vystavovatel požaduje předem neobjednané služby nebo vybavení nebo jejich změny, pořadatel nezaručuje, že budou služby a vybavení k dispozici, ani čas dodání. Za služby nad rámec přihlášky bude vystavena doplatková faktura po festivalu, včetně poplatku za změny přihlášky.

Umístění výstavní plochy určuje pořadatel.

V případě, že vystavovatel nezaujme své místo na festivalu do domluveného termínu, smlouva zaniká a pořadatel je oprávněn výstavní plochu nabídnout jinému vystavovateli či ji využít jinak; původní vystavovatel nemá v tomto případě právo na vrácení uhrazené ceny za pronájem výstavní plochy (ani nezaniká jeho povinnost doplatit cenu ve smyslu čl. I odst. 5, pokud je dosud s její úhradou v prodlení).

Vystavovatel je povinen dostavit se nejpozději v termínu, který oznámí pořadatel později, na registraci vystavovatelů, kde mu budou zkontrolovány platby, vydány vystavovatelské průkazy a budou mu sděleny informace k festivalu. Poté bude odveden na výstavní plochu, kde si buď převezme od pořadatele objednanou stavbu výstavního stánku, nebo si postaví stánek vlastní. V případě, že se vystavovatel nedostaví ve stanoveném termínu k registraci ani není s pořadatelem individuálně dohodnutý jinak, má se za to, že vystavovatel nezaujal své místo na festivalu do domluveného termínu (s důsledky podle předchozího odstavce).

Pořadatel je povinen přenechat vystavovateli prostor do užívání vyklizený a čistý. Vystavovatel je povinen předat pořadateli prodejní místo ve stavu, v jakém mu bylo přenecháno do užívání, nejpozději v termínu, který oznámí pořadatel později. V případě, že tuto povinnost poruší, je povinen zaplatit pořadateli smluvní pokutu ve výši 50 Kč/m2/započatá hodina prodlení, včetně času potřebného pro vyklizení. Ujednáním o této smluvní pokutě není dotčeno právo pořadatele žádat náhradu škody. Tím, že vystavovatelé nestihnou likvidaci expozice v tomto termínu, může pořadateli vzniknout škoda převyšující smluvní pokutu sjednanou v čl. 2 odst. 7. K náhradě této škody jsou povinni všichni vystavovatelé, kteří nestihnou své expozice zlikvidovat.

Vystavovatel je oprávněn propagovat své exponáty a služby pouze na své výstavní ploše. Umísťování jakýchkoli reklamních a propagačních materiálů mimo výstavní plochu musí být předem odsouhlaseno pořadatelem.

Vystavovatel svojí prezentací nesmí rušit nebo omezovat okolní expozice a je povinen dodržovat pořádek.

Vystavovatel je povinen seznámit se a dodržovat veškeré právní předpisy České republiky, technické normy, bezpečnostní a protipožární předpisy a je povinen přijímat účinná opatření k předcházení škodám.

Vystavovatel je povinen se seznámit po příjezdu na výstaviště s poplachovými směrnicemi, požárním a evakuačním řádem, které jsou k dispozici na místě, a je povinen se jimi řídit.

Vystavovatel nesmí ve své expozici ani v prostoru výstaviště skladovat nebo používat žádné hořlavé látky, výbušniny, jedy a jiné zdraví škodlivé látky. Po dobu konání výstavy, při montáži i demontáži platí přísný zákaz kouření a manipulace s otevřeným ohněm v halách.

Vystavovatel je povinen kontrolovat stav používaných elektrospotřebičů. Elektroinstalační práce může provádět pouze osoba s platným pověřením k této činnosti. Zapnuté elektrické spotřebiče nesmí zůstat bez dozoru a podléhají-li revizím dle jiných právních předpisů, má vystavovatel povinnost příslušné revize zajistit.

Je zakázáno vlévat jakékoli toxické látky a barvy do kanálů, toalet, výlevek nebo umyvadel.

Skladování zbytků odpadového materiálu za stěnou stánku mimo expozici je zakázáno.

Vystavovatel nesmí poškodit instalované octanormové stěny a je povinen je uvést do stavu, v jakém je převzal, tedy zejména je povinen odlepit instalované propagační materiály a zbavit stěny jakýchkoli dalších nečistot.

Vystavovatel odpovídá za škody způsobené porušením ustanovení této smlouvy nebo platných předpisů a za škody způsobené v rámci své činnosti na festivalu v rozsahu dle platné právní úpravy a je povinen vzniklou škodu pořadateli na jeho výzvu uhradit.

Termíny a časy instalace expozice oznámí pořadatel později.

Likvidace bude probíhat po skončení festivalu. Termíny a časy oznámí pořadatel později.

Vystavovatel je oprávněn užívat výstavní plochu pouze ke smluvenému účelu. Jakákoli další činnost podléhá souhlasu pořadatele.

Vystavovatel je povinen řídit se pokyny pořadatele.

Pořadatel si vyhrazuje právo schválení každého dalšího vystavovatele (spoluvystavovatele) v rámci již jednou pronajaté výstavní plochy. V případě porušení tohoto ustanovení si pořadatel vyhrazuje právo vyloučit vystavovatele z jakékoliv účasti na festivalu, a to bez práva na vrácení uhrazeného poplatku za pronájem výstavní plochy.

Pořadatel neodpovídá vystavovateli ani spoluvystavovateli za případné poškození, zničení či ztrátu exponátů, materiálu, mobiliáře či jiného majetku vystavovatele a majetku jemu svěřenému, a to po celou dobu trvání akce, tj. od začátku instalace do konce likvidace expozice (termíny a časy oznámí pořadatel později). Vystavovatel odpovídá za veškeré škody, které způsobí.

Pořadatel si vyhrazuje právo vykázat vystavovatele z festivalu a odstoupit od smlouvy bez možnosti vrácení poplatku za pronájem vystavovateli v případě závažného či opakovaného porušení obchodních podmínek. Nevyhoví-li vystavovatel výzvě k opuštění festivalu, je povinen uhradit smluvní pokutu ve výši 10.000 Kč, která je splatná okamžitě.

Pořadatel si vyhrazuje právo používat fotografie či jiné záznamy obrazu a zvuku, na nichž je zachycen vystavovatel, jeho autorská díla, přímo či nepřímo jeho výstavní plocha a jiné statky chráněné autorským zákonem, zejména za účelem propagace dalších akcí pořadatele či propagace samotného vystavovatele. Touto smlouvou vystavovatel souhlasí s použitím výše uvedeného, a to po dobu pěti (5) let od konání festivalu.

V případě, že pořadatel v důsledku jím nezaviněných událostí nebude moci uskutečnit festival anebo jeho část, oznámí to ihned vystavovateli. Toto oznámení má účinky odstoupení od smlouvy. Vystavovatel má v tomto případě právo na úplné vrácení uhrazené ceny za pronájem výstavní plochy.

V případě, že pořadatel nebude moci uskutečnit festival anebo jeho část v důsledku vládních či obdobných opatření v souvislosti se šířením infekčního onemocnění (například onemocnění COVID-19 způsobeného virem SARS-CoV-19), nehledě na skutečnost, kdy se o takém důvodu dozví, oznámí to ihned vystavovateli a přesune konání festivalu anebo jeho části na náhradní termín s tím, že vystavovatel nebude povinen hradit žádné náklady nad rámec poplatků dle těchto obchodních podmínek a cena za pronájem výstavní plochy zůstane stejná i pokud by fakticky došlo ke zvýšení nákladů (tj. taková, jaká byla uvedena v přihlášce). Nebude-li vystavovatel souhlasit s přesunutím festivalu, bude jeho účast ze strany pořadatele zrušena a vystavovateli bude účtován storno poplatek výši 50 % z výše poplatků, které je povinen zaplatit dle těchto obchodních podmínek, odpovídající výši zálohy, za účelem pokrytí nákladů pořadatele. Nedohodnou-li se smluvní strany jinak, započte se storno poplatek na zaplacenou zálohu. Pořadatel v takovém případě neodpovídá za újmu, která přesunutím festivalu anebo jeho části vystavovateli vznikne. Ustanovení se vztahuje i na opakované přesunutí festivalu až do jeho skutečného konání.

Případné reklamace na služby pořadatele je nutno provádět ihned.

Vystavovatel má právo ukončit smlouvu s pořadatelem jen z důvodů a způsobem výslovně stanoveným v těchto podmínkách; jiné formy ukončení jsou vyloučeny (viz čl. 1 odst. 6 těchto podmínek), a to písemnou formou.

Pořadatel má právo odstoupit od smlouvy s vystavovatelem, a to ze zákonem stanovených důvodů anebo důvodů stanovených těmito obchodními podmínkami. Pořadatel je oprávněn od této smlouvy odstoupit také v případě, že chováním vystavovatele je ohroženo zdraví lidí nebo hrozí či již vzniklo vážné poškození prostor konání festivalu. Pořadatel má v takovém případě právo na zaplacení celého poplatku za pronájem výstavní plochy jako smluvní pokuty a současně je zachováno také právo na náhradu případné škody.

Tyto obchodní podmínky jsou nedílnou součástí smlouvy o pronájmu uzavřené přijetím Vystavovatelské přihlášky pořadatelem.

Pořadatelem festivalu je zapsaný spolek Brněnští otaku, z. s., Příkop 843/4, Zábrdovice, 602 00 Brno, IČO: 22736051, DIČ: CZ22736051 a kontaktní e-mail je vendors@animefest.cz.

Veškeré požadavky na změny či žádosti o udělení výjimky je vystavovatel povinen zaslat e-mailem pořadateli; případné výjimky jsou účinné až ujednáním smluvních stran.